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Coronavirus

Information

#CORONAVIRUS #COVID19
Mesdames, Messieurs, Chers collègues, Chers étudiants

Sans attendre les prochaines consignes ministérielles et dans un souci de préservation de la santé des étudiants et des personnels, je vous adresse le message suivant.

A PARTIR DE CE MARDI 17 MARS ET JUSQU'À NOUVEL ORDRE, LES CAMPUS D'UNIVERSITÉ CÔTE D'AZUR SERONT FERMÉS
Télécharger l'arrêté

 

Depuis plusieurs semaines, notre établissement se prépare à faire face à la situation que nous connaissons aujourd'hui.

Dans ce cadre et à l'appui des différentes structures de l'université (composantes, services centraux et communs ; laboratoires de recherche), les plans de continuité d'activités, administratives et pédagogiques doivent permettre à notre université de pouvoir fonctionner et assurer ses grandes fonctions internes et externes. Ces plans de continuité d'activités sont désormais activés.

Toutes les composantes et leurs équipes sont mobilisées afin assurer une continuité à distance.

Dans le cadre de ma prise de fonction, en tant que Président, et depuis le début de la propagation de l'épidémie, ma première préoccupation a toujours été la santé des étudiants et des personnels de notre université, votre santé, celle de vos proches.

Tenant compte de ces éléments, je demande à l'ensemble des étudiants et personnels de l'université, toutes catégories et qualités confondues, de ne pas se rendre dans les locaux de l'université , et de rester à leur domicile. . Seuls les agents dont la présence sur site est requise pour le maintien des activités essentielles seront autorisés à pénétrer dans les campus

Cette mesure concerne donc toutes les structures, composantes, services centraux et communs et laboratoires de recherche .

Les personnels concernés par les plans de continuité d'activités seront contactés sous 48 heures et informés des modalités pratiques mises en œuvre pour qu'ils puissent assurer leurs missions et fonctions.

La Hotline mise en place samedi fermera ce soir 16 mars.

La cellule de crise est toujours votre interlocuteur principal à l'adresse suivante

Le site de l'université sera actualisé chaque jour, consultez la FAQ mise en place.

Je ne manquerai pas de vous tenir régulièrement informés sur l'évolution de la situation et ses conséquences pour notre établissement.

Prenez soin de vous, de vos proches, en particulier respectant scrupuleusement les consignes édictées par les autorités sanitaires.

Je vous remercie par avance pour votre compréhension et vigilance face à cette situation exceptionnelle.

Bien cordialement,

------------------------------------------------------------------------
Prof Jeanick Brisswalter
Président
Université Côte d'Azur

 

Dans les 14 jours suivant le retour, les mesures suivantes sont préconisées :

  • Lavez-vous les mains régulièrement ou utilisez une solution hydro-alcoolique ;
  • Travailleurs/étudiants : dans la mesure du possible, privilégiez le télétravail et évitez les contacts proches (réunions, ascenseurs, cantine...) ;
  • Surveillez votre température 2 fois par jour ;
  • Surveillez l’apparition de symptômes d’infection respiratoire (toux, difficultés à respirer…) ;
  • Evitez tout contact avec les personnes fragiles (femmes enceintes, malades chroniques, personnes âgées…) ;
  • Evitez de fréquenter des lieux où se trouvent des personnes fragiles (hôpitaux, maternités, structures d’hébergement pour personnes âgées…) ;
  • Evitez toute sortie non indispensable (grands rassemblements, restaurants, cinéma…).
  • Les enfants, collégiens, lycéens ne doivent pas être envoyés à la crèche, à l’école, au collège ou au lycée, compte tenu de la difficulté à porter un masque toute la journée.

En cas de fièvre ou sensation de fièvre, toux, difficultés à respirer :

  • Contacter rapidement le SAMU centre 15 en signalant le voyage ;
  • Eviter tout contact avec votre entourage et conservez votre masque ;
  • Ne pas se rendre directement chez le médecin, ni aux urgences de l’hôpital.

Par ailleurs, nous vous rappelons que sont à votre disposition :

Enfin, à destination du grand public, un numéro vert (0 800 130 000) a été mis en place par le ministère des solidarités et de la santé, ouvert de 09h00 à 19h00 sept jours sur sept. Cette plateforme téléphonique n’est néanmoins pas habilitée à dispenser des conseils médicaux qui sont assurés par les SAMU-Centres 15.


FAQ Coronavirus (MàJ le 25/03/2020)

Personnels de l'Université

1. Que signifie « fermeture » des Universités ?

A partir de mardi 17 mars matin et jusqu’à nouvel ordre, les campus d’Université Côte d’Azur seront fermés

Depuis plusieurs semaines, notre établissement se prépare à faire face à la situation que nous connaissons aujourd’hui.

Dans ce cadre et à l’appui des différentes structures de l’Université (composantes, services centraux et communs, laboratoires de recherche), les plans de continuité d’activités, scientifiques, pédagogiques et administratives, doivent permettre à notre Université de pouvoir fonctionner et assurer ses grandes fonctions internes et externes. Ces plans de continuité d’activités sont désormais activés.

Toutes les composantes et leurs équipes sont mobilisées afin d’assurer une continuité à distance.

Tenant compte de ces éléments, il est demandé à l’ensemble des personnels de l’Université, toutes catégories et qualités confondues, de ne pas se rendre dans les locaux de l’Université, et de rester à leur domicile. Seuls les agents dont la présence sur site est requise pour le maintien des activités essentielles seront autorisés à pénétrer dans les campus.   

Cette mesure concerne donc toutes les structures, composantes, services centraux et communs et laboratoires de recherche.

Les personnels concernés par les plans de continuité d’activités seront contactés par leur directeurs de campus ou directeurs de service et se verront délivrer une autorisation de déplacement spécifique.

2. Qu’attend-on des personnels à leur domicile ?

Le télétravail devient la règle impérative pour tous les postes qui le permettent. En télétravail, les personnels doivent être joignables durant les heures habituelles de travail et répondre à distance aux sollicitations permettant d’assurer la continuité de services.

3. Je n’ai pas d’ordinateur professionnel me permettant de télétravailler mais mon activité peut être télétravaillée, puis-je utiliser mon ordinateur personnel ?

Oui si la configuration de l’ordinateur personnel le permet. 

4. Dans le cas où je ne peux pas télétravailler, que dois-je faire ?

Les personnels dont la nature du travail n’est pas possible en télétravail seront automatiquement placés par arrêté du Président en Autorisation Spéciale d’Absence. L’autorisation spéciale d’absence ne donne pas lieu à un jour de carence.

En outre, il n’est plus nécessaire d’adresser les attestations de garde d’enfants à domicile à la DRH.

Un recensement des agents en télétravail et des agents en autorisation spéciale d’absence sera réalisé par la DRH.

5. Vais-je être payé.e normalement ?

La Direction Départementale des Finances Publiques (DDFIP) des Alpes-Maritimes nous a confirmé que la paie de mars serait « normale », c’est-à-dire qu’elle prendra en considération les mouvements que nous avons demandés.
En avril, les traitements et indemnités récurrentes seront versés normalement. En revanche, le paiement des rémunérations accessoires (primes exceptionnelles, vacations) sera différé. 

6. Est-ce que mes heures d’enseignement à distance seront payées normalement ? 

Par principe, toutes les heures d’enseignement prévues dans le service prévisionnel, que ce soit pour les titulaires et les vacataires, seront payées sans démarche particulière de la part de l’enseignant. Concrètement, les heures d’enseignement effectuées à distance selon le plan de continuité pédagogique seront comptabilisées normalement dans le service ou prises en compte comme heures complémentaires selon le cas. De même, préparer un support pour remplacer un cours de 2h de CM sera comptabilisé comme 2h de CM, et assurer une permanence skype de 2h pour un TD sera validé comme TD même si peu d’étudiants se connectent.

 7. Comment se passera la mise en paiement des heures d’enseignement des vacataires ?

Au vu de la situation actuelle exceptionnelle que nous traversons, et la fermeture à ce jour de l’université, nous sommes dans l’obligation de décaler la mise en paiement des vacataires extérieurs pour les heures effectuées en 2019/2020. Nous demandons aux services RH de proximité de continuer à regrouper les différentes pièces de prise en charge de manière dématérialisée.

Les reliquats d’heures sur l’année 2018/2019 sont également suspendus pour le moment.

8. Les emplois étudiants et les gratifications des services civiques seront-ils bien payés ?

Les contrats d’engagement en cours ne sont pas interrompus. Ainsi, les volontaires en mission de Service Civique continuent de percevoir leurs indemnités. Il en est de même pour les emplois étudiants.
Le paiement des gratifications et indemnités reste actif.

 9. Est-ce que les formations des personnels prévues sont maintenues ?

Les formations des personnels sont annulées jusqu’à nouvel ordre. 

10. Quelle est la position de l’Université pour les recrutements de nouveaux CDDs ? 

Tout recrutement de personnels en CDD avec un contrat signé ou sur la base d’une promesse d’embauche est maintenu. Les mêmes règles s’appliquent aux personnels contractuels et permanents. Les personnes recrutées en mars recevront normalement un acompte au mois de mars ainsi qu’en avril. Les agents recrutés, qui ne sont pas en possession d’un contrat de travail, pourront tout de même démarrer une activité en télétravail, un procès-verbal d’installation sera réalisé de manière dématérialisée.

11. Comment procéder pour la signature de la mise en paiement des contrats de tuteurs en cours ?

Vous pouvez signer électroniquement mais le paiement des heures sera décalé.

12. Comment devons-nous gérer les recrutements en cours ? Qui se charge de communiquer à ce sujet ?

Vous pouvez continuer à mener vos entretiens de recrutement également à distance. Vos interlocutrices restent Anne Khoury, Anémone Kulczak et Jennifer Baudon. Attention, toutefois, nous ne pourrons pas enregistrer de nouveaux contrats pendant la période de confinement.

13. Les comités de sélection (CDS) sont-ils maintenus ? Y-aura-t-il un décret à venir pour sécuriser les CDS à tenir en visioconférence et non plus en présentiel ?

A ce jour, nous savons que le nouveau texte qui devrait assouplir davantage les modalités de réunion des comités de sélection, notamment pour lever l’obligation légale de quatre personnes en présentiel et donc pouvoir faire une visioconférence pour la totalité des membres des CDS, devrait sortir en fin de semaine prochaine. 

Nous vous proposons donc de décaler dès aujourd’hui la date de la 1ère réunion de vos CDS, si celle-ci devait intervenir la semaine du 23 mars seulement, et de bien vouloir attendre nos consignes pour vous réunir, nous-mêmes étant en attente des consignes du MESRI.

14. Quid de la tenue des instances (CA, Cac Restreint, CPE…) ? Un retard des calendriers est-il envisagé ?

Un report de la tenue de certaines instances est envisagé. Ces instances pourront en revanche se tenir de façon dématérialisée dans les prochaines semaines.

15. Quid des campagnes d’avancement ?

Pour les BIATSS et les enseignants du second degré, le calendrier des Commissions Administratives Paritaires n’est pas repoussé pour le moment. Nous attendons plus d’informations du Ministère et du Rectorat.

Pour les enseignants-chercheurs, le calendrier n’est pas décalé, les sections du CNU devraient se réunir d’ici le mois de mai.

16. Pouvons-nous réaliser les rendez-vous de carrière à distance ou avons-nous un délai supplémentaire pour les réaliser ?

Vous pouvez réaliser les RDV de carrière à distance.

17. Qu’en est-il des demandes de Prime d’Encadrement Doctoral et de Recherche (PEDR) ?

Les demandes de PEDR ont été validées par notre établissement et transmises à l’instance nationale. La campagne suit son cours normalement.

18. Comment va se passer la campagne de Congés pour Recherche ou Conversion Thématique (CRCT) ?

La date limite concernant le dépôt des candidatures à la campagne de CRCT au titre de l’établissement est pour le moment maintenu au 27 mars.
Il était prévu que les candidatures soient traitées lors du CACr du 21 avril.
Nous sommes actuellement en train de mettre en place une nouvelle organisation pour pouvoir réaliser les CACr à distance avec une procédure dématérialisée de validation, soit avec une réunion en visioconférence soit par mail. Nous attendons une validation du CA.

19. Quid des élections universitaires (EUR) ? 

Les élections universitaires sont annulées et reportées ultérieurement.

20. Les réunions de service peuvent-elles être maintenues ?

Les réunions de service peuvent être maintenues à condition d’être faites grâce à des outils de travail à distance (Teams, Skype Entreprise...).

Certains d’entre vous n’avaient pas de licence Teams ou Skype Entreprise validées. Désormais, chaque personnel de l’Université dispose d’une licence Skype Entreprise et d’une licence Teams, validées par Microsoft.

Pour Télécharger Skype Entreprise ou Teams, rendez-vous sur https://portal.office.com/account/#installs

Pour rappel, pour s’authentifier sur les outils Microsoft installés localement sur un appareil, l’identifiant à utiliser est l’upn (userprincipalname).

Cet upn est généralement de la forme prenom.nom@etu.unice.fr ou prenom.nom@unice.fr .

Il peut être trouvé sur Office 365, en cliquant sur vos initiales ou l’image de profil en haut à droite.

21. Vais-je continuer à recevoir mes prestations sociales ?

Nous mettons tout en œuvre pour que les prestations sociales courantes (garderie, cantine, centre de loisirs sans hébergements, etc.), l’allocation aux parents d’enfants en situation de handicap de moins de 20 ans (AEH) et l’aide d’urgence continuent à être payées. Toutefois, il se peut que les délais soient supérieurs à la normale.


RAPPEL DE LA CELLULE DE CRISE UNIVERSITE COTE D’AZUR

La cellule de crise est toujours votre interlocuteur principal à l’adresse suivante :

cellule-info-virus@univ-cotedazur.fr

Le site de l’Université sera actualisé chaque jour, n’hésitez pas à consulter régulièrement la FAQ mise en place.

Continuité pédagogique - Enseignants-chercheurs

Pour les enseignants-chercheurs

MAJ 23 mars

1. Gestion des enseignements

Les enseignements en présentiel étant jusqu’à nouvel ordre impossible à organiser, il est demandé à la communauté enseignante d’enrichir la plate-forme d’enseignement en ligne mise en place par l’établissement (Moodle).
Le Centre d’Accompagnement Pédagogique (CAP) est mobilisé pour vous apporter tout le soutien nécessaire à cette mise en œuvre

Le CAP mettra ainsi en place un espace dédié à l'assistance de la communauté enseignante qui sera disponible *dès lundi matin* https://lms.univ-cotedazur.fr/user/index.php?id=24932

On y trouvera des liens vers des ressources accompagnant les outils pédagogiques de l'Université, des forums de discussion animés par le CAP, ainsi qu'une assistance par mail qui pourra être suivie par échange téléphonique selon le cas.

Dès maintenant, vous avez accès à des ressources d'accompagnement pédagogique https://lms.univ-cotedazur.fr/course/index.php?categoryid=7166

2. Gestion des examens

A titre liminaire, la priorité sera la mise en œuvre de l’organisation des examens des étudiants de 3ème année de licence, de licence professionnelle et de 2ème année de DUT, ainsi que des concours. Ces étudiants en fin de cycle ont en effet un besoin impérieux de leurs résultats le plus rapidement possible pour une éventuelle poursuite d’étude.

a. Concernant les contrôles continus

S’il vous est possible d’organiser les examens prévus en contrôle continu en distanciel et que le nombre minimum d’évaluation n’est pas modifiée, vous n’avez pas besoin d’indiquer de modifications.
Pour l’organisation de ces examens, vous pouvez prendre contact auprès du CAP pour la gestion de l’organisation.
En revanche, s’il n’est plus possible d’organiser ce type d’examen, il sera nécessaire de modifier le type de contrôle et de passer soit en contrôle terminal, soit en un mix de contrôle continu & contrôle terminal dans le cas où des contrôles continus ont déjà eu lieu.

Il sera autorisé, si vous le souhaitez, de ne prendre en compte que les seuls résultats déjà disponibles des examens que les étudiants ont déjà passés. Il conviendra alors de corriger le nombre d’évaluation minimum au vu du nombre d’évaluation déjà faite. De manière exceptionnelle, il sera donc possible de ne prendre en compte qu’un seul résultat, il faudra dans ce cas corriger le nombre d’évaluation à « 1 ».

b. Concernant les contrôles terminaux

Dans le cas où des contrôles terminaux sont prévus et que vous souhaitez modifier cet examen, il conviendra de l’indiquer sur le fichier des MCC modifiées. Vous avez également la possibilité de modifier la nature de l’examen (écrit, oral, rapport ou mémoire) si nécessaire en l’indiquant également sur le fichier des MCC modifiées.

Si vous souhaitez supprimer cet examen terminal, il conviendra d’indiquer la mention « Neutralisation du CT » dans la colonne « Durée » à la place de la durée prévue de l’examen.

Attention
: si seul un examen terminal était prévu pour cette UE, alors c’est l’UE dans son entier qui sera neutralisée et l’étudiant n’aura aucune note ni aucun résultat sur cet enseignement. C’est une possibilité qui est admise au vu du contexte, cependant, le nombre d’UE neutralisée sera limitée au maximum à 2 pour le pas remettre en cause la validité du diplôme.

c. Re-définition des modalités de contrôles des connaissances (MCC)

Les examens sont définis par les modalités de contrôles de connaissance (MCC) et sont propres à chaque diplôme. Aussi, s’il est besoin de les adapter au vu du contexte, il est nécessaire de nous transmettre les fichiers actualisés pour les semestres en cours avec les nouvelles modalités d’examens. L’ensemble des MCC pour l’année universitaire en cours est disponible sur Geode/Modalités de Contrôle et Connaissance 2019-2020.
Les nouveaux fichiers modifiés devront être déposé sur Geode/Modalités de Contrôle et Connaissance 2019/2020 COVID-19.

d. Décalage des examens

A ce jour, l’établissement est fermé jusqu’à nouvel ordre.
Aussi, les examens terminaux prévus du mois d’avril devront être décalé à une date ultérieure, en fonction des impératifs des étudiants. Un changement de calendrier n’implique pas une modification des MCC.
Il conviendra d’avertir les étudiants de ce report, sans toutefois à ce jour préciser de dates prévisionnelles. Pour rappel, nous sommes tenus d’avertir les étudiants a minima 15 jours avant la tenue des examens.

e. Soutenances et oraux

Les soutenances (stages, mémoires) et les examens oraux pourront avoir lieu en distanciel via l’utilisation d’outils de visio-conférence. Cette modalité n’implique pas de modification des MCC.

Toutes les soutenances de thèse et d’HDR sont suspendues jusqu’à nouvel ordre.

En cas d’urgence, veuillez contacter, votre école doctorale, dans ce cas
« A l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats » (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de le formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat ; art. 19).
La soutenance de thèse ou d’habilitation à diriger des recherches (HDR) avec la participation d’un ou plusieurs membres du jury en visioconférence est autorisée si les conditions suivantes sont remplies :

3. le doctorant ou le candidat à l’HDR est physiquement présent dans la salle de soutenance qui se situe dans des locaux d'enseignement supérieur ou de recherche,
4. seul un membre du jury physiquement présentdans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury. Ainsi, dans la salle de soutenance doivent être présents au minimum, le candidat et le président du jury,
5. les membres du jury en visioconférence doivent être seuls dans la pièce. Le public n’est admis que dans la salle de soutenance

3. Professionnalisations

Aucune nouvelle convention de stagiaire ne peut être signée à partir d’aujourd’hui excepté pour les stages exclusivement en « télétravail » et dont le suivi pédagogique peut être assuré correctement.

a. Les stagiaires sortants

En raison de l’évolution sanitaire en France, tous les étudiants et étudiantes doivent rester chez eux et ne doivent plus se rendre sur leur lieu de stage quel qu’il soit.

Les stages peuvent être transformer en « stage à distance », reporter ou annuler.

Dans le dernier cas, l’enseignant référent pourra proposer à l’étudiant de travailler sur un mémoire professionnel. Cette alternative ne remet nullement en cause la validation du stage qui pourra être considéré comme « validé ».


b. Les stagiaires entrants

Les stagiaires actuellement présents dans les locaux d’Université Côte d’Azur doivent rester confinés chez eux et dans la mesure du possible des activités en télétravail doivent leur être proposées.

Dans tous les cas (transformation du stage en «stage à distance», report de la période de stage ou annulation), il est nécessaire de signer un avenant à la convention de stage soit via la plateforme dématérialisée si vous l’avez utilisée pour la signature de votre convention, soit en téléchargeant l’avenant à http://univ-cotedazur.fr/fr/education/informations-utiles/documents-reglementaires/conventions-de-stage/view.


c. Les apprentis et les contrats de professionnalisation

Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation sont des contrats de travail. Les modalités d’aménagement en télétravail des périodes en entreprise relèvent de la responsabilité de l’employeur et ne sauraient relever de la responsabilité de l’établissement d’enseignement supérieur.
Comme pour tout contrat de travail, des dispositifs de télétravail peuvent être mis en place.

Continuité pédagogique - Étudiants

Pour les étudiants

MAJ 30 03

1. Gestion des enseignements

Les enseignements en présentiel sont jusqu’à nouvel ordre impossible à organiser. Université Côte d’Azur, les équipes pédagogiques ainsi que le Centre d’Accompagnement Pédagogique se mobilisent pour mettre en place des ressources et des enseignements en ligne le plus rapidement possible sur la plate-forme Moodle (accessible depuis votre ENT).

Un guide de survie pédagogique pour étudiants confinés est mis à votre disposition par l'équipe L@UCA d'Université Côte d'Azur.

Télécharger le guide de survie <

2. Gestion des examens

Au vu du contexte, les modalités de contrôle des connaissances vont être revues afin d’être adaptées et assouplies sans pour autant remettre en cause la qualité des évaluations et des diplômes délivrés. Il est probable que certains examens puissent être annulés (notamment certains contrôles continus ou examens pratiques) ou modifiés dans leur nature (mémoire à la place d’un examen écrit par ex.)

Les dates d’examens d’avril seront également modifiées. Les services de scolarité vous tiendront informé de ces modifications de calendrier.

Concernant les compétences transversales, le volume horaire en présentiel en CRL pour l’anglais sera modifié en fonction de la date de reprise des cours. Les 10h prévues seront donc revues et réduites.


3. Soutenances et oraux

Les soutenances (stages, mémoires) et les examens oraux pourront avoir lieu en distanciel via l’utilisation d’outils de visio-conférence. Cette modalité n’implique pas de modification des MCC.

Toutes les soutenances de thèse et d’HDR sont suspendus jusqu’à nouvel ordre.

En cas d’urgence, veuillez contacter, votre école doctorale, dans ce cas
« A l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats » (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de le formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat ; art. 19).

La soutenance de thèse ou d’habilitation à diriger des recherches (HDR) avec la participation d’un ou plusieurs membres du jury en visioconférence est autorisée si les conditions suivantes sont remplies :

• le doctorant ou le candidat à l’HDR est physiquement présent dans la salle de soutenance qui se situe dans des locaux d'enseignement supérieur ou de recherche,
• seul un membre du jury physiquement présentdans la salle de soutenance peut être choisi comme président par les autres membres du jury. Ainsi, dans la salle de soutenance doivent être présents au minimum, le candidat et le président du jury,
• les membres du jury en visioconférence doivent être seuls dans la pièce. Le public n’est admis que dans la salle de soutenance


4. Gestion des stages, des apprentissages et contrats de professionnalisations

Aucune nouvelle convention de stagiaire ne peut être signée à partir d’aujourd’hui excepté pour les stages exclusivement en télétravail et dont le suivi pédagogique peut être assuré correctement.

a. Les stagiaires sortants

En raison de l’évolution sanitaire en France, tous les étudiants et étudiantes doivent rester chez eux et ne doivent plus se rendre sur leur lieu de stage quel qu’il soit.
Les conventions restent valables et le stage pourra reprendre en présentiel lorsque la situation le permettra.

L’organisme d’accueil, dans lequel vous faites votre stage, peut vous proposer de continuer d’effectuer votre stage en télétravail ou bien d’effectuer votre stage à domicile.

Votre enseignant référent peut également vous proposer à l’étudiant de travailler sur un mémoire professionnel.

Ces alternatives ne remettent nullement en cause la validation du stage qui pourra être considéré comme « validé ».

Dans tous les cas, en cas d’annulation de votre stage par l’organisme d’accueil, de mise en télétravail, de report de la période de stage, vous devez impérativement prévenir votre enseignant référent ainsi que votre organisme d’accueil.

En cas de report de la période de stage ou d’annulation, il faudra prévoir de signer un avenant à votre convention de stage pour préciser les nouvelles dates.

b. Les stagiaires entrants

Les stagiaires actuellement présents dans les locaux d’Université Côte d’Azur doivent rester confiné chez eux.


c. A propos de ma gratification ?

Dans le cas où vous continuez à être en stage (que ce soit en télétravail ou à distance) et que la convention n’est pas rompue, vous continuez à bénéficier de la gratification.

Dans le cas où l’organisme d’accueil est contraint d’interrompre son activité et que la convention est rompue, vous ne bénéficierez plus de la gratification.

Les stagiaires actuellement présents dans les locaux d’Université Côte d’Azur sont tous en télétravail et continueront à bénéficier de la gratification prévue.

d. Les apprentis et les contrats de professionnalisation

Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation sont des contrats de travail. Les modalités d’aménagement en télétravail des périodes en entreprise relèvent de la responsabilité de l’employeur et ne sauraient relever de la responsabilité de l’établissement d’enseignement supérieur.
Comme pour tout contrat de travail, des dispositifs de télétravail peuvent être mis en place.
Vous devez vous conformer à la fois aux directives du gouvernement concernant le confinement et aux actions mises en œuvre dans votre entreprise.

Recherche et Laboratoires

Mise à jour 16 mars 2020

A partir de mardi matin et jusqu'à nouvel ordre, les campus d'Université  Côte d'Azur seront fermés. Seuls les personnels autorisés pourront accéder aux sites sous certaines conditions. 

1. Activités dans les unités de recherche

Les activités en présentiel dans les laboratoires ne sont pas autorisées, sauf celles nécessaires pour assurer la continuité des fonctions vitales et le fonctionnement des équipements critiques. 

Toutes les activités de recherche qui s'y prêtent doivent impérativement être effectuées en télétravail. Cette consigne concerne tous les personnels des unités : enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels administratifs et techniques, doctorants, post-docs, stagiaires.

Toutes les réunions en présentiel doivent être annulées ou reportées. Seules les réunions en visioconférence sont autorisées.
Les activités nécessitant une interaction avec du public doivent être annulées ou reportées.

2. Déplacements - Missions

Toutes les mobilités en France et vers l’étranger sont annulées jusqu'à nouvel ordre. Si vous aviez un ordre de mission signé, celui-ci n'est plus valable. 
Toutes les mobilités entrantes de personnels étrangers sont aussi annulées jusqu'à nouvel ordre. Les personnels étrangers déjà sur place à UCA appliquent les consignes de l'établissement.
Info titres de séjour : Pour sécuriser la présence en France des étrangers en situation régulière, la durée de validité des titres de séjour actuellement en circulation (y compris VLS, attestations de demande d'asile et récépissés) est prolongée de 3 mois à compter de ce lundi 16 mars. 

3. Soutenances de thèse et de HDR

Toutes les soutenances de thèse et de HDR sont suspendues jusqu’à nouvel ordre. 

4. Start-ups hébergées

Les consignes pour les unités de recherche s'appliquent aussi pour les start-ups hébergées.
Afin d’accompagner les entreprises et de limiter l’impact de la crise du Coronavirus sur leurs activités, des mesures concrètes ont été mises en place à l’échelle nationale afin de soutenir tous les acteurs économiques face à cette situation exceptionnelle. Ces mesures de soutien immédiat ainsi que les contacts utiles sont disponible sur le site du ministère : 
https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/2020/Coronavirus-MINEFI-10032020.PDF

Handicap

Je suis un personnel en situation de handicap, déclaré(e) auprès d’Université Côte d’Azur, à qui puis-je adresser mes demandes ?

Vous devez suivre les consignes générales données pour tous les personnels. Pour tout ce qui concerne le COVID-19, la fermeture d'Université Côte d'Azu ou les mesures prises ou à prendre, c'est la Cellule Info Virus, et seule elle, qui pourra vous répondre. Une adresse de courriel cellule-info-virus@univ-cotedazur.fr et des informations sont à votre disposition sur la page http://univ-cotedazur.fr/coronavirus

S’il s’agit d’une difficulté ou d’une question liée à votre handicap, votre demande sera transmise à la Mission Handicap.

De plus, l’adresse soutien-au-personnel@univ-cotedazur.fr est à votre disposition pour une écoute plus générale.

Sur un plan plus global, vous pouvez toujours accéder à http://www.univ-cotedazur.fr/handicap.

Je suis un(e) étudiant(e) en situation de handicap, suivi(e) par le SAEH d’Université Côte d’Azur, que deviennent mes aménagements ? À qui puis-je adresser mes demandes ?

Vous devez suivre les consignes générales données pour tous les étudiants. Pour tout ce qui concerne le COVID-19, la fermeture d'Université Côte d'Azu ou les mesures prises ou à prendre, c'est la Cellule Info Virus, et seule elle, qui pourra vous répondre. Une adresse de courriel cellule-info-virus@univ-cotedazur.fr et des informations sont à votre disposition sur la page http://univ-cotedazur.fr/coronavirus

Pour vos aménagements d’études dus à un handicap, vous pouvez prendre contact avec la/les Chargée(s) d’Accueil et d’Accompagnement de votre campus habituel, rappelées ci-dessous :

Les conditions d’enseignement et de contrôle des connaissances sont extrêmement modifiées par la fermeture des locaux universitaires et la nécessité d’étudier à distance. Les aménagements d’études sont adaptés au mieux dans ce contexte très contraint.

Sur un plan plus global, vous pouvez toujours accéder à http://www.univ-cotedazur.fr/handicap.

Puis-je avoir des informations générales accessibles aux personnes en situation de handicap ?

Vous pouvez notamment accéder à :

Mobilité internationale

Suite aux dernières évolutions de la situation concernant le COVID-19 en France, vous trouverez ci-après les consignes IMPORTANTES  concernant la mobilité des étudiants à l'étranger et dans les zones à risque ("clusters") du territoire français .  

recommandation aux Français de l'Etranger de rester chez eux (= à l'étranger) pendant les 30 jours qui viennent, sauf nécessité absolue ;

- recommandation aux Français en déplacement temporaire à l'étranger de prendre toutes les mesures nécessaires pour rentrer rapidement en France, vu la suspension progressive de la plupart des dessertes aériennes dans le monde dans les prochains jours ;

- mise en place d'un mécanisme mondial pour permettre aux ressortissants français de rentrer chez eux, en lien avec Air France, en fonction des urgences locales et régionales ; plus de précisions d'ici la fin de la semaine.

- les étudiants en mobilité qui souhaitent rentrer en France doivent rentrer en contact avec les ambassades et consulats français. Les ambassades et les consulats pourront ainsi assister les étudiants qui le souhaitent et les orienter vers les lignes commerciales appropriées en fonction de la situation de l’intéressé, de l’état de l’épidémie et de la qualité du système de soin dans le pays concerné.

https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/le-ministere-et-son-reseau/actualites-du-ministere/informations-coronavirus-covid-19/coronavirus-declarations-du-ministre-et-de-la-porte-parole/article/communique-de-m-jean-yves-le-drian-ministre-de-l-europe-et-des-affaires

Nous renouvelons notre consigne de suivre strictement les recommandations du pays d'accueil jusqu’à votre départ : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ 
Pour les étudiants : suivez les recommandations pédagogiques et sanitaires transmises par l'université où vous vous trouvez.

Enfin, dans tous les cas : si ce n’est déjà fait pour être informé en temps réel inscrivez-vous sur ARIANE (rappel : cette démarche est OBLIGATOIRE avant le départ en mobilité) https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html 

Pour tous les personnels et étudiants actuellement à l'étranger, merci de prendre contact avec la DRI et votre bureau RI (pour les étudiants). Si vous avez besoin d'aide, merci de contacter Cellule-Info-virus@univ-cotedazur.fr

Quelle que soit votre décision, nous vous prions d'en informer votre responsable pédagogique à UCA, votre Bureau des Relations internationales et la Direction des Relations internationales (relint@univ-cotedazur.fr)

La cellule de crise dédiée au COVID-19 est également à votre disposition à l'adresse électronique suivante  cellule-info-virus@univ-cotedazur.fr

Je vous remercie d’appliquer ces consignes avec la plus grande vigilance. Ces consignes sont applicables pour toutes et tous dès à présent.  

1. Dans le contexte actuel, comment s'organisent les Mobilités étudiantes et/ou Césures ?

•  Pour les étudiants d'UCA en prévision de mobilité à l’étranger interdiction de départ (sauf pour les personnes qui résident habituellement dans le pays en question) à l'exception de Monaco.

•  Pour les étudiants d'UCA actuellement en mobilité 

- les étudiants en mobilité qui souhaitent rentrer en France doivent rentrer en contact avec les ambassades et consulats français. Les ambassades et les consulats pourront ainsi assister les étudiants qui le souhaitent et les orienter vers les lignes commerciales appropriées en fonction de la situation de l’intéressé, de l’état de l’épidémie et de la qualité du système de soin dans le pays concerné.

•  Pour les étudiants internationaux en programmes d'échange à Université Côte d'Azur :  vous devez évaluer la situation sur place, au vu des consignes de l'établissement et/ou du pays d'accueil. Quelle qu'en soit la raison, si vous choisissez de rentrer en France, vous avez notre accord pour le faire. Dans ce cas, vous devez prévenir votre Université d’accueil et les services compétents d'UCA (Bureaux Relations Internationales et les responsables académiques de formation). 

Info titres de séjour (16 mars 2020) : Pour sécuriser la présence en France des étrangers en situation régulière, la durée de validité des titres de séjour actuellement en circulation (y compris VLS, attestations de demande d'asile et récépissés) est prolongée de 3 mois à compter de ce lundi 16 mars.

•  Des dispositions pédagogiques adaptées seront prises afin qu’il n’y ait pas d’impact sur le cursus universitaire.

Toute suspicion de contamination par le COVID-19, de vous ou vos proches, doit être signalée à la cellule dédiée qui est à votre disposition pour toute interrogation à l'adresse suivante : cellule-info-virus@univ-cotedazur.fr 

Nous vous remercions pour la vigilance que vous porterez à la lecture et l’application de ces consignes.

Questions financières

COMMUNICATION

Q1 : Est-ce que quelqu’un va pouvoir valider mes commandes, mettre en paiement les factures urgentes ou émettre des titres de recettes ?

R1 : La chaîne financière a été mobilisée pour répondre aux urgences. Dans les pôles financiers, tous les responsables de pôles ainsi que certains agents sont en télétravail et disposent des moyens permettant de travailler :

  • Mme Virginie Magne et Mme Laetitia Macri sont à votre disposition pour le pôle recherche/recettes ;
  • Mme Lydie Forlin pour les dépenses des services communs, centraux et de campus ;
  • Mme Orianne Baud pour les dépenses des composantes, EUR, hors missions qui sont totalement mises en stand-by du fait de la situation ;
  • Mme Souad Khmiry et Mme Christine Palumbo pour le pôle Idex et grands projets, les autres agents sont également mobilisés pour répondre aux mails et ont accès à Nuxéo mais pas à SIFAC.

En complément, les autres services de la DAF sont également mobilisés :

  • Le service du budget : Hans Morlot et Manuella Le Risbe
  • Le SAFIR : Julie Perez et Martina Crimi
  • Le service des marchés : Justine Bruno et Françoise Rohou
  • L'assistance fonctionnelle aux utilisateurs et toute question relative à l’accès à l’application : Stéphane Martinez

Côté Agence comptable, tous les services sont également représentés :

  • Pour le service facturier : Philippe Guetti et 8 agents
  • Pour le contrôle qualité : Souria Daoudi et trois agents
  • Pour le visa recette et la création des étudiants : Marion Limousin et un agent
  • Pour la comptabilité générale, le recouvrement contentieux et la création des clients : Alexandra Miralles et 2 agents
  • Christine Vasta, fondée de pouvoir, et Christian Sanchez, Agent comptable, sont également impliqués en télétravail ou en présentiel.

Q2 : Comment communiquer avec les Services de l’AC ?
R2 :

  • SFACT : – exclusivement – les mails sont lus quotidiennement et seront traités en fonction des priorités.
  • COMPTABILITE : – exclusivement – les mails sont lus quotidiennement et seront traités en fonction des priorités.
  • RECOUVREMENT CONTENTIEUX : – exclusivement – les mails sont lus quotidiennement et seront traités en fonction des priorités.

RECETTES 

QUALITE, CONTROLES :

DEPENSES

Q3 : Quelles dépenses sont considérées comme urgentes ?
R3 : Est traitée en priorité la mise en paiement :

  • des bourses, des gratifications, des services civiques ;
  • des aides d’urgence et de l’action sociale ;
  • des dépenses urgentes liées à la sécurité, au patrimoine ; 
  • des autres cas nécessitant des mises en paiement rapides ;
  • les remboursements de frais de déplacement en cours d’un montant minimum de 150€;
  • et ensuite les flux en cours où nous avons les éléments nécessaires pour la mise en paiement.

Il est important de comprendre que la DDFIP qui procède ensuite au paiement effectif elle aussi est en service minimum. Nous devons donc bien prioriser nos demandes.

Q4 : Je suis un/une gestionnaire, j’ai des accès à sifacweb pour faire une demande de BC urgente ou faire un service fait mais je n’ai pas la possibilité de faire signer mon ordonnateur, que faire ?
R4 : La DAF et certains agents de la DAF disposent d’une délégation leur permettant de viser tous les BC et faire les certifications. Il vous suffit donc de mettre en PJ (si vous avez sifacweb ou sifac) ou de transmettre par mail l’accord du délégataire habituel pour que nous puissions en retour procéder au visa du BC et aux certifications.

Q5 : Nous devons payer des gratifications de stage, mais avec le coronavirus tout est suspendu, que devons-nous faire ?
R5 : Il a été acté que nous maintenons le paiement des stages en partant du principe que les stagiaires peuvent être en télétravail et nous ne demanderons pas la preuve de ce télétravail. Les pièces habituelles pour la mise en paiement s’appliquent donc.

Q6 : Un stage rémunéré devait commencer courant mars ou après, faut-il les rémunérer ?
R6 : De la même manière si la convention prévoyait une rémunération nous partons du principe que le stage aura bien lieu en télétravail et qu’il donne droit à rémunération.

Q7 : Les fournisseurs seront-ils payés ?
R7 : OUI, l’agence comptable procédera à un paiement par semaine (le mardi en principe) – Le service facturier continue son activité avec la plupart des effectifs en télétravail.

Q8 : CHORUS est-il toujours opérationnel pour le dépôt des factures ?
R8 : OUI, Chorus est opérationnel. C’est le canal unique de transmission des factures depuis le 1er janvier 2020. Il est encore plus indispensable de rappeler cette information aux fournisseurs dès l’engagement. Communiquez leur le lien dédié aux informations est disponible : https://intranet.unice.fr/metiers/finances/lagence-comptable/service-facturier/chorus-pro-et-dematerialisation

BUDGET :

Q9 : Je n’ai pas accès à sifac, je dois faire une dépense urgente mais le pôle financier m’annonce que je n’ai plus de budget pour la passer.
R9 : Le service du budget pourra en fonction de l’imputation analytique vous proposer de faire un virement d’un centre financier vers un autre si vous en disposez. Il faudra alors une validation du DAC, du project manager ou d’un ordonnateur pour procéder au virement d’un CF vers un autre.
Vous pouvez faire votre demande de virement comme d’habitude en suivant le lien : https://glpi.univ-cotedazur.fr/plugins/formcreator/front/formdisplay.php?id=127
Ou faire un mail à budget@univ-cotedazur.fr pour les virements ne concernant pas les eotp (conventions) ou à julie.coquin@univ-coted'azur.fr pour les virements relatifs aux eotp.

MARCHES :

Q10 : Est-ce qu’à cause du COVID19 on peut déroger aux marchés en cours ?
R10: La situation est particulière certes, pour autant le cas de force majeure n’est pas explicitement repris dans les dispositions de nos marchés en cours d’exécution. Par conséquent, si vous aviez des achats à faire couverts par nos marchés ces derniers continuent à s’appliquer. Par contre si le fournisseur vous répond qu’il ne peut vous fournir la prestation ou vous livrer le bien, vous pouvez comme d’habitude faire une mise en concurrence et acheter votre produit ou prestation au mieux disant.

Q11 : J’ai des marchés de fournitures et services en cours de préparation, qui ont été publiés, la procédure peut-elle suivre son cours ?
R11 : Si le marché a été publié et que les offres ont été reçues et que vous êtes en capacité de faire les analyses, le service des marchés pourra assurer la continuité de la procédure jusqu’à la notification dans la mesure où le futur titulaire pourra assurer de son côté la prestation.

Q12 : Puis-je lancer une procédure de MAPA ou marché?
R12 : Si nous avons tous les éléments et dans le respect de la priorisation faite par la gouvernance, nous pourrons prendre en charge la publication de certaines procédures “urgentes”. Merci de bien vouloir prendre connaissance des fiches procédures MAPA en ligne sur l'intranet marchés où toutes les étapes sont indiquées : https://wiki.univ-cotedazur.fr/pages/viewpage.action?pageId=29393724

RECETTES

Q11 : J’ai une recette urgente à émettre est-ce possible ?

R11 : Oui, vous disposez d’un accès à glpi si vous disposez d’un ordinateur et d’une connexion internet, vous pouvez donc faire votre demande de titre comme d’habitude en suivant le lien :
https://glpi.univ-cotedazur.fr/plugins/formcreator/front/formlist.php#
Si besoin de création d’un client les tickets GLPI tiers clients sont regardés régulièrement

RAPPORTS FINANCIERS

Q14 : J’ai un rapport financier à transmettre dans les prochains jours est ce que l’agent comptable et l’ordonnateur peuvent les valider et les signer ?
R14 : Le SAFIR est en capacité de contrôler vos rapports et les soumettre à la signature de l’Agent comptable et de la DAF. Nous ne pouvons cependant transmettre par courrier RAR les rapports, ils seront transmis par scan puis par courrier lorsque la situation le permettra.

 

 

Guidedesurvieetudiant1.pdf