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PRPA - Plan de Reprise Progressive d’Activités pour les unités de recherche rattachées à Université Côte d’Azur

 

Accès rapide :

Informations – Contacts

Reprise d'activité dans les unités de recherche

Consignes et matériel de sécurité

Missions - Campagnes sur le terrain

Soutenances – Réunions – Workshops – Conférences

Stagiaires - collaborateurs occasionnels - professeurs invités

Contractuel - Financier

Autres 

 

1)   Informations – Contacts 

  • Adresse mail unique deconfinement@univ-cotedazur.fr  créée à destination des membres du personnel et des étudiants. Elle répondra directement aux requêtes simples et/ou générales, et transmettra éventuellement vers différentes cellules spécialisées en fonction du sujet (J. Zermati et N. Dimarcq pour le domaine « Recherche »).
  • Mise en place d’une « Commission pluridisciplinaire d'accompagnement au déconfinement » qui examinera les cas individuels complexes (pour tout ce qui relève des secteurs RH, santé, psychologie, social ou handicap), statuera et émettra des préconisations (de façon collégiale, avec bienveillance et en toute confidentialité). 
  • Remontée des synthèses des plans de fonctionnement des unités de recherche à deconfinement@univ-cotedazur.fr

Afin de coordonner au mieux les règles de reprises d’activité des Unités Mixtes de Recherche et des Equipes-Projet Communes, une cellule commune spécifique « PRPA-Recherche » a été mise en place entre UCA, CNRS, INSERM, INRAE, INRIA, IRD, OCA.  

 

2)   Reprise d’activité dans les unités de recherche

La reprise progressive d’activité dans les unités de recherche est phasée en 3 étapes, avec des dates amenées à évoluer en fonction de l’évolution de la situation globale au niveau régional et national : 

  • Etape 0 : 11 mai - 12 mai ; seuls les équipes de direction (et les personnes travaillant déjà dans le cadre du PCA recherche) peuvent accéder aux sites
  • Etape 1 : 13 mai - 24 mai
  • Etape 2 : 25 mai - fin août
  • Etape 3 : Début septembre - Date à définir en fonction de l’évolution de la situation sanitaire

Elaboration par chaque unité de recherche d’une feuille de route pour la reprise progressive d’activités

Cette feuille de route vise à prioriser les missions nécessitant un travail en présentiel par étape, à mettre en place un plan de fonctionnement personnalisé pour chaque unité qui définit l’évolution dans le temps du nombre de personnes en présentiel et en télétravail. 

Les conditions de reprise sont indépendantes du statut du personnel et de sa source de financement (chercheurs/enseignants-chercheurs/ingénieurs/techniciens/ personnel administratif permanents, CDD, doctorants, post-docs, stagiaires). 

La priorisation est faite au niveau de l’unité. Quelques exemples de priorité : 

  • personnels déjà identifiés dans les PCA lors de la période de confinement, 
  • personnels dont les activités ne sont pas télétravaillables ou pour lesquels l’activité en télétravail ne peut se réaliser dans des conditions convenables,
  • personnels dont une partie des activités nécessitent l’accès à des applications ou ressources informatiques ou technologiques qui ne sont pas accessibles à distance, ou l’accès à des dossiers ou pièces justificatives non dématérialisées présentant un caractère d’urgence dans le traitement, 
  • personnels sur des activités non télétravaillables avec des échéances brèves (doctorants en fin de thèse), 

Le plan de fonctionnement et la priorisation doivent intégrer le respect le plus strict des consignes sanitaires et de distanciation sociale (aménagement  locaux, aménagement horaires). Toute présence dans les locaux de l’unité doit être validée au préalable par le DU qui doit être vigilant à ne pas autoriser la présence de personnes qui viennent à l’improviste chercher des documents ou du matériel. 

Dans les deux premières étapes, priorité doit être donnée au télétravail afin de limiter le nombre de personnes sur site (aide au respect des mesures de protection et de distanciation indispensables, privilégier une seule personne par bureau) et de limiter les déplacements en transports en commun. Il faut s’assurer que l’organisation du travail à distance mise en place sur la durée reste compatible avec les horaires de travail et le droit de déconnexion. 

Chaque unité définit et tient à jour la liste des personnels qui travaillent en présentiel. Pour les unités hébergées par UCA :

la liste prévisionnelle des personnels venant dans les locaux de l’unité doit être transmise au DAC de site, avec une mise à jour hebdomadaire ;

un registre des personnes effectivement présentes dans les locaux de l’unité doit être tenu, afin de pouvoir tracer si besoin les personnes ayant pu être en contact avec une personne détectée positive au Covid-19.

Les situations particulières sont à gérées au cas par cas en lien avec la Commission pluridisciplinaire d'accompagnement au déconfinement : personnes qui doivent venir travailler sur site mais qui ne le peuvent ou ne le veulent pas (raisons de santé, raisons personnelles ou familiales), et réciproquement personnes qui doivent continuer à télétravailler mais ne le veulent pas. 

=> Dans toutes les étapes, les personnes travaillant dans les locaux de l’unité de recherche doivent scrupuleusement respecter les consignes sanitaires de l’hébergeur, les mesures barrières et de distanciation sociale.

Eléments de cadrage pour les différentes étapes :

Etape 1

  • Priorité au télétravail : 10-15 % max de personnes travaillant en présentiel dans les locaux des unités de recherche, en complément des personnels du PCA recherche qui assuraient déjà le maintien des activités vitales et des équipements critiques, les activités en lien avec le covid19.
  • Aucun stagiaire au moins la première semaine

Etape 2

  • Priorité au télétravail avec augmentation progressive du pourcentage de personnes travaillant en présentiel dans les locaux des unités de recherche ; taux de progression à adapter en fonction de l’évolution de la situation sanitaire ; ne pas prévoir plus de 50 % (à confirmer) fin juillet
  • Aucun stagiaire en licence ou M1 ; certains stagiaires M2 peuvent être exceptionnellement accueillis au cas par cas (validation par le DU)

Etape 3

  • Poursuite de l’augmentation progressive du pourcentage de personnes travaillant en présentiel dans les locaux des unités de recherche ; taux de progression à adapter en fonction de l’évolution de la situation sanitaire ;

 

Remarques :

  • Mise en place et gestion au niveau des unités d’un planning de présence sur site pour savoir qui est présent (permet aussi de tracer les personnes qui auraient été proches d’une personne tombée malade).
  • Pour les personnels UCA dans une situation de santé présentant un possible risque (immunodéficience, maladie grave en cours de traitement, diabète majeur ou hypertension sérieuse, problème respiratoire sérieux / asthme, maladie cardiaque chronique, handicap particulier rendant difficile ou risquée la reprise du travail dans ce contexte), les conditions de reprise en présentiel sont à fixer en lien avec la médecine de prévention. Les sujets d’ordre médical en lien avec le déconfinement doivent être évoqués avec le médecin traitant et/si besoin avec le médecin du travail ; il faut signaler cette prise en charge sans détail à l’adresse générique.  
  • Les questions individuelles (au sens où elles sont spécifiques à une personne) concernant le déconfinement sont à envoyer à deconfinement@univ-cotedazur.fr . Si elles sont de santé, il n'est pas nécessaire d'y inclure des informations ou documents médicaux personnels (ils pourront être demandés ensuite). Ces questions, qui peuvent être de tout ordre, seront traitées soit directement par le service concerné (par exemple le SMPP), soit par la Commission Pluridisciplinaire d'Accompagnement au Déconfinement, en fonction de leur complexité. Dans tous les cas, le manager de l'agent est consulté et informé.
  • Sécurité informatique : mise à jour systématique et préalable de l’antivirus pour les ordinateurs des personnes venant travailler sur site (condition impérative pour revenir travailler sur site).
  • Livraisons : les livreurs peuvent accéder aux sites pour déposer les livraisons directement aux unités de recherche (avec respect des consignes de protection).
  • Possibilité pour les agents volontaires de travailler en horaires décalés, voire le samedi en fonction des horaires d’ouverture des sites, mais pas les dimanches, jours fériés et autres jours de fermeture des campus.

 

 3)   Consignes et matériel de sécurité

  • Contrôle entrées – sorties à l’entrée des campus
  • Distanciation sociale - Respect strict des consignes sanitaires et des distances de travail dans les espaces de bureaux - Mesures barrières – Lavages fréquents des mains.
  • Privilégier une seule personne par bureau. Possibilité d’avoir plusieurs personnes dans un très grand bureau (préconisations de la haute autorité de santé : 4 m² / personne, étendue à environ 10 m2 pour UCA)
  • Mise à disposition par l’établissement hébergeur de l’unité de recherche (différents types de masques en fonction des activités, visières, gel hydroalcoolique, lingettes virucides …), quel que soit l’employeur des personnels concernés. La remontée des besoins des unités de recherche (via les différentes tutelles) permet de dimensionner les quantités (gants, masques, gel hydroalcoolique, visières, …) nécessaires pour les unités de recherche sur la durée, dans les différentes étapes. Pour UCA, le recensement est effectué au niveau des sites et des campus. Si besoin, adresser les questions à deconfinement@univ-cotedazur.fr
  • Mise à disposition de masques jetables à l’entrée des campus pour les agents de « passage » occasionnellement
  • Montage d’éléments protecteurs (plexiglass , vitres,….) à certains endroits et pour certaines activités (accueil) ; remonter d’éventuels besoins de travaux nécessaires à l’accueil des personnels.
  • Rappeler les consignes d’aération, renouvellement de l’air si plusieurs personnes travaillent dans la même pièce pendant plusieurs heures.
  • Identifier les flux de circulation et réfléchir aux cheminements, par exemple en instaurant des sens uniques dans les couloirs)
  • Gestion par l’établissement hébergeur du nettoyage et de la désinfection des locaux : bureaux, lieux de passage,  … Gestion au niveau de l’unité de recherche du nettoyage et désinfection des systèmes devant être manipulés : clavier pour composer le code d’entrée, poignée de portes, copieurs – imprimantes, matériel partagé dans les salles de convivialité, etc. 
  • Espaces communs et lieux de convivialité (salle café, zone de déjeuner, etc.) à gérer avec bon sens au cas par cas. Changer les habitudes (pas de discussions à la machine à café).
  • Restaurants (CROUS, restaurants administratifs, …) fermés jusqu’à nouvel ordre. Utilisation possible des équipements des salles de convivialité (réfrigérateurs, micro-ondes, machines à café..) dans le respect des règles sanitaires qui s'imposent. Arrêt temporaire des distributeurs de denrées alimentaires mais les distributeurs d'eau existants restent opérationnels.
  • Révision du processus d’utilisation des véhicules de service mutualisés, nécessitant un nettoyage entre deux utilisations
  • Les PRPA des laboratoires avec salles d’expérimentation doivent intégrer une gestion au cas par cas des activités en salles d’expérimentation pour assurer la meilleure distanciation sociale tout en évitant au maximum le travail isolé (port du masque obligatoire)
  • A priori, selon les consignes de la haute autorité de santé, les climatiseurs et systèmes de traitement d’aire ne devraient pas participer à la propagation du COVID. 

 4)   Missions - Campagnes sur le terrain

Il n’y a pas besoin d’ordre de mission pour télétravailler depuis son domicile. L’évolution du niveau d’autorisation des missions est directement liée à celle des directives nationales / régionales / locales pour les déplacements.

Eléments de cadrage pour les différentes étapes :

Pour chaque étape, la dérogation aux règles pour urgence ou situation exceptionnelle devra faire l’objet d’un ordre de mission signé au niveau de la présidence de l’université.

Etape 1 : 

Pas de missions ni de campagnes sur le terrain sauf dérogation pour urgence justifiée.

Participation en visioconférence à des comités de sélection ou à des jurys  de soutenances de thèse / HDR, sauf dérogation pour situation exceptionnelle.

Pas d’activité en lien avec le public

Etape 2 : 

Pas de déplacements nationaux, interégionaux non essentiels sauf dérogation pour urgence justifiée.

Pas de missions à l’étranger sauf dérogation pour urgence justifiée.

Pas de campagnes sur le terrain sauf dérogation pour urgence justifiée

Participation recommandée en visioconférence à des comités de sélection ou à des jurys  de soutenances de thèse / HDR.

Pas d’activité en lien avec le public

Etape 3 : 

Les règles précises applicables dépendront des directives nationales / régionales / locales pour les déplacements. Elles seront définies ultérieurement.
 

 5)   Soutenances – Réunions – Workshops – Conférences

Etapes 1 et 2 : 

  • Pour toutes les réunions (conseils d’unité, réunions d’équipe, séminaires de labo, jurys, …), la visioconférence totale doit être privilégiée. Si absolue nécessité, des réunions en présentiel peuvent se tenir, mais avec moins 10 personnes présentes au même endroit, et avec un respect strict des règles sanitaires.
  • Les soutenances de thèse / HDR peuvent être organisées avec un jury en présentiel ou à distance (tout ou partie), avec moins de 10 personnes dans la salle de soutenance (y compris le.la doctorant.e et le jury). Le public doit suivre la soutenance en visioconférence (ainsi que le pot). Un document décrivant la procédure de soutenance est disponible.
  • Toutes les instances continuent à se réunir en configuration dématérialisée.

Remarques :

  • Possibilité de déroger à la règle des 10 personnes max pour les Comités de Sélection (12 membres du comité + le.la candidat.e).
  • Mise à disposition de salles de visioconférence à UCA pour permettre aux candidat.e.s à des concours dans d’autres concours nationaux de passer leur audition à distance.
  • Les sélections des étudiants pour l'attribution de contrats doctoraux par les EDs sont prévues mi juin mi  juillet (auditions par visioconférence).

Etape 3 : 

Les règles seront définies ultérieurement.

  

 6)   Stagiaires – Collaborateurs occasionnels - Professeurs invités

Tous les stagiaires doivent impérativement rester en télétravail la première semaine de l’étape 1. 

Ensuite, seuls les stagiaires de M2 dont le sujet nécessite impérativement une présence dans les locaux de l’unité de recherche peuvent être acceptés, après approbation par le DU. Il s’agir en particulier des stages avec une composante très majoritairement expérimentale. 

Des nouveaux stagiaires peuvent être acceptés, mais uniquement en télétravail.

Dans tous les cas, il faut maintenir un suivi régulier par l'encadrant.

L'accueil de collaborateurs occasionnels est suspendu jusqu'à nouvel ordre, au moins dans les étapes 1 et 2. Une  autorisation pourra éventuellement être accordée par l’université (par les tutelles dans le cas d’une UMR) pour une situation exceptionnelle, sur demande du DU

Vous êtes nombreux à nous questionner sur la prochaine campagne des Professeurs Invités (IFA).

Suite à la crise sanitaire, nous n’avons à ce jour aucune visibilité sur les déplacements possibles depuis l’étranger pour les mois à venir.

Ainsi, nous avons décidé de reporter cette campagne, l’appel à candidature devrait donc être lancé en septembre prochain pour l’année universitaire 2020/2021.

Veuillez noter que tous les déplacements des professeurs invités n’ayant pu s’effectuer cette année à cause de la crise sanitaire pourront être  automatiquement reportés à l’année prochaine pour celles et ceux qui le souhaitent. Les laboratoires concernés ont été contactés ce jour.

 

7)   Contractuel - Financier

Pour toute question relative à des conventions gérées par UCA, adressez-vous à la DRVI (drvi-recherche@univ-cotedazur.fr). Pour l’Idex, adressez-vous à la direction exécutive en précisant le guichet de financement Idex (bureau Idex, académies, autre) : sylvie.mellet@univ-cotedazur.fr et Myriam.ESQUIROL@univ-cotedazur.fr.

Les situations seront examinées au cas par cas, en fonction des dates de fin de conventions et de leurs possibles extensions, des règles de justification financière, … afin, dans la mesure du possible,  de ne pas perdre les crédits et de mettre en place si nécessaire des avenants.

Il faut engager le plus possible en 2020 la dotation des laboratoires et les crédits CSI, Idex. Si des opérations initialement prévues en 2020 doivent être reportées en 2021 (en particulier les conférences, les professeurs invités), la possibilité de reporter/réaffecter les crédits pour ces opérations en 2021 sera évalué au cas par cas, et la validation sera faite en décembre 2020 par le conseil d’administration de l’université, lors du vote du budget initial 2021. 

La prolongation des contrats doctoraux (ministère, ANR, CIFRE) impactés sera possible ; priorisation restant à mettre en place.

Actuellement la stratégie et la méthodologie de l’établissement concernant les demandes de prolongation des contrats doctoraux liées au confinement n’ont pas encore été arrêtées. Des annonces ont été faites par le Ministère, l'ANR et des discussions sont en cours avec la CPU.Une position commune ne devrait plus tarder.


8)   Autres