Un nouvel outil pour faciliter le recrutement à Université Côte d'Azur

Un nouvel outil pour faciliter le recrutement à Université Côte d'Azur

Dans le cadre de la transformation digitale de l’Etablissement, la Direction des ressources humaines en lien avec la DSI et la DIRCOM, vient d’acquérir dans le cadre d’un marché à procédure adaptée, un logiciel de gestion des recrutements - appelé aussi Applicant Tracking System (ATS). Le déploiement du logiciel aura lieu à la rentrée universitaire 2022-2023.

Retrouvez sur cette page toutes les infos concernant le déploiement de l'outil 

Qu'est-ce qu'un Applicant Tracking System (ATS) ?

Il s'agit d'un outil de gestion des candidatures. Son objectif est de simplifier et de fluidifier le processus de recrutement pour les managers impliqués dans le recrutement, la chaîne RH ainsi que pour les personnels internes et candidats externes. La demande de recrutement, l'acte de candidature, la réception et la gestion et des candidatures se font dans l'outil. 

Quel est son périmètre ? 

Tous les recrutements relatifs aux personnels BIATSS, Enseignants-chercheurs et Enseignants, hors concours.

Actualités à la une du projet

  • 16 décembre 2021 : Comité de pilotage du projet
  • Depuis la semaine du 6 décembre 2021 : premiers tests du logiciel (formulaire de création d'une offre)
  • Depuis juin 2022 : tests de l'outil (dépôt d'une offre, portail candidat, candidature spontannée etc.)
 

Actualités du projet

  • Décembre 2021 - Juillet 2022 : tests complets de l'outil - préproduction
  • Semaine du 8 novembre 2021 : ateliers de paramétrage de l'outil avec l'éditeur 
  • semaine du 1er novembre 2021: 1ère réunion du Comité de Pilotage
  • Semaine du 25 octobre 2021 : réunion opérationnelle de cadrage
  • Octobre 2021 : le marché a été notifié et a été remporté par l'éditeur Altaÿs
  • Septembre 2021 : analyse des réponses reçues
  • Mai 2021 - août 2021 : rédaction et publication du marché d'acquisition du logiciel
     

En savoir plus sur Altaÿs, l'éditeur qui a obtenu le marché

Altaÿs, Editeur SIRH depuis plus de 20 ans, accompagne dans leur transformation numérique RH de grands groupes français et internationaux (Crédit Agricole SA, Leclerc, LVMH, Eurostar, TOTAL etc.) ainsi que des Etablissements publics (Office National des Forêts, Banque de France, SNCF, Conseil Général des Yvelines, Conseil Départemental de Haute Savoie etc.). Ses solutions 100% en mode SaaS se caractérisent par leur ergonomie, leur complétude fonctionnelle, leur technologie innovante et leur rapidité de mise en œuvre.

Quelles sont les fonctionnalités de l'outil ?

Pour les managers & membres de la chaîne RH
La demande de recrutement

Le logiciel permet d’effectuer directement une demande d’autorisation de recrutement au fil de l’eau et de suivre l’état de votre demande. 
Un workflow permet de gérer la validation d'une demande de recrutement impliquant plusieurs parties prenantes. Ce workflow peut s’activer et varier selon le poste concerné sur la base d’un référentiel métier, ou suivant un périmètre organisationnel. Il remplace les demandes de recrutement par mail et permet un meilleur suivi de toutes les parties prenantes.

La rédaction de l'offre d'emploi 

Le logiciel permet de rédiger directement via l'outil l'offre d'emploi qui est ensuite diffusée automatiquement vers l'interne (intranet) et vers l'externe (sites d'emplois et réseaux sociaux) après validation. Il comprend également la planification de la publication des offres avec la possibilité d'indiquer des dates différentes entre l'interne et l'externe. 

La gestion des candidatures

Vous réceptionnez et gérez les candidatures directement au sein de l'outil : planification d'entretien, traitement de l'ensemble des candidatures (sélection du candidat retenu et envoi de réponses négatives en un clic aux candidats non retenus). Il comporte une vue détaillée de chaque candidature permettant d’afficher sur un même écran le CV et la lettre de motivation du candidat et d’accéder aux fonctions de traitement rapide de la candidature. 

La Cvthèque 

Une candidature peut être placée dans la cvthèque pour un besoin futur. Vous pouvez vous abonner à des critères candidats et être notifié lorsqu’un profil candidat arrive dans la base.

Pour les personnels UCA
L'acte de candidature

Vous pouvez postuler aux offres d'emplois facilement depuis n'importe quel support (PC, tablette, smartphone)

Le moteur de recherche

Vous pouvez effectuer une recherche multicritères et par mots clés des offres d’emplois vous permettant d'accéder facilement aux offres d'emplois correspondant à votre profil et à vos aspirations

L'abonnement aux offres d'emplois

Vous pouvez vous abonner aux offres correspondant à vos critères de recherche et être notifié de toute nouvelle offre correspond à ces critères.

Les grandes étapes du déploiement du logiciel

Cadrage

Réunion de cadrage avec l'éditeur concernant le périmètre fonctionnel, la modélisation du processus de recrutement externe & interne, la démarche projet et le planning

Configuration & paramétrage

Cette étape s'effectue sous la forme d'ateliers de paramétrage avec l'éditeur d'une durée de 2h à 2h30 chacun :

  • Atelier : spécification des formulaires offre et candidature
  • Atelier : interface candidat, multidiffusion, tables, courriers, notes et textes
  • Atelier : workflow demande de recrutement
  • Atelier : reporting
Tests & recette

Tests de la solution 
Recette : présentation du process, livraison du jeu de tests 

Déploiement et formation des utilisateurs

Livraison de l'outil
Formation des utilisateurs internes