Supports documentaires et outils numériques
Voici le schéma visuel illustrant la hiérarchie et les usages des différents supports documentaires au sein d’Université Côte d’Azur.
Il présente les outils, leurs objectifs principaux et leur position dans l’écosystème.
Extranets
- Nature : Espaces publics (portail institutionnel, sites des composantes et laboratoires).
- Objectifs :
- Diffuser des documents institutionnels et des informations générales.
- Partager des informations avec les publics externes.
- Publier des contenus propres aux composantes.
- Accès à des ressources spécifiques avec gestion des droits.
- Outil : KSUP, géré par la Direction Communication et Marque.
Intranet Étudiant
- Accès : Réservé aux étudiants.
- Utilisation :
- Procédures administratives et pédagogiques.
- Informations sur la vie universitaire.
- Accès centralisé aux ressources académiques et services numériques.
- Outil : KSUP, géré par la Direction Communication et Marque.
Intranet des Personnels
- Accès : Réservé aux personnels.
- Utilisation :
- Partage de procédures et ressources utiles.
- Accès aux services numériques et informations internes.
- Outil : KSUP, géré par la Direction Communication et Marque.
Wiki
- Nature : Plateforme collaborative pour les personnels.
- Objectifs :
- Documenter processus, projets, connaissances.
- Collaboration et enrichissement des contenus.
- Gestion fine des droits d’accès.
- Outil : XWiki, géré par la DSI.
Teams (SharePoint)
- Fonctions :
- Espaces de travail virtuels pour projets.
- Partage et collaboration en temps réel.
- Réunions et discussions.
- Outil : Teams, géré par la DSI.
- Avertissements :
- Ne pas stocker de documents très confidentiels.
- Pas de sauvegarde (backup).
OneDrive
- Nature : Stockage personnel en ligne.
- Utilisation :
- Fichiers personnels, non partagés.
- Accessible depuis tout appareil, synchronisation possible.
- Outil : OneDrive, géré par la DSI.
- Avertissements :
- Usage individuel uniquement.
- Suppression des données en cas de départ.
- Pas de sauvegarde, éviter documents très confidentiels.
Serveur de fichiers (PARTAGE)
- Nature : Stockage centralisé pour services.
- Utilisation :
- Sécurité et confidentialité renforcées.
- Accessible uniquement aux membres du service.
- Outil : PARTAGE, géré par la DSI.
- Accès : Réseau interne ou VPN.
Autres supports
- Moodle : Gestion des cours et ressources pédagogiques.
- GLPI : Gestion des incidents et demandes de support.
- Wrike : Documentation projet et gestion des tâches.
- iTOP : Inventaire matériel IT.
- SAE : Archivage des documents (en cours).
✅ En résumé :
- KSUP pour Extranets et Intranets (étudiants/personnels).
- XWiki pour documentation collaborative.
- Teams/SharePoint pour collaboration et projets.
- OneDrive pour stockage personnel.
- PARTAGE pour stockage sécurisé par service.
- Autres outils pour besoins spécifiques (Moodle, GLPI, Wrike, iTOP, SAE).
Vous pouvez lire la charte (ci-dessous) qui a pour objectif d’éclairer la communauté universitaire sur le bon usage des supports documentaires au sein d’Université Côte d’Azur. Elle définit les types de documents, leurs supports appropriés et les responsabilités associées, afin d’assurer une gestion efficace et conforme aux exigences institutionnelles et légales:
Cadre d’usage des supports documentaires numériques