Afin de garantir l’impartialité et la qualité de l’évaluation des projets, l’IdEx a constitué un vivier d’experts, réunissant des chercheurs français et internationaux de haut niveau. Tous ont donné leur accord pour être sollicités et ont accepté l’utilisation de leurs données personnelles en signant les documents relatifs au RGPD.
Ce vivier est évolutif et pourra être enrichi en fonction des besoins. Il est également possible de solliciter des experts de votre choix, à condition de respecter la procédure prévue, notamment en ce qui concerne la confidentialité et le cadre administratif de l’évaluation, détaillés ci-après.
La gestion administrative et financière de ce vivier est assurée par l’IdEx, tandis que les frais liés aux expertises sont à la charge de la structure sollicitant l’évaluation.
- 1. Sélection de l’expert
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Identifiez l’expert qui répond le mieux à vos besoins en consultant les listes disponibles via les liens ci-dessous. Celles-ci regroupent des professionnels de haut niveau, avec des profils détaillant leurs compétences, fonctions et champs d’intervention. Si aucun profil ne correspond à votre besoin, vous pouvez également faire appel à un expert de votre propre réseau, en veillant à respecter la procédure décrite ci-après.
Experts français
Experts internationaux - 2. Vérification des niveaux de rémunération
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Si le niveau de rémunération par dossier n’est pas connu, transmettez l’appel à projets et/ou toutes les informations pertinentes liées à l’expertise sollicitée, ainsi que la rémunération proposée, à l’adresse suivante : idex.recherche@univ-cotedazur.fr. La proposition de rémunération doit être basée sur la délibération 2024-094. L’équipe Recherche IdEx pourra vous assister dans la vérification de la conformité avec les règles institutionnelles, et vous apporter, si nécessaire, des conseils ou ajustements pour faciliter le bon déroulement de votre projet.
- 3. Prendre contact avec l'expert
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Engagez le premier contact avec l’expert en lui présentant un résumé clair et concis du projet.
Dans cet échange initial, évaluez également sa compétence pour répondre aux besoins identifiés et sa disponibilité pour participer à l’évaluation ou au projet. Veuillez joindre à votre communication une attestation de confidentialité et l’attestation RGPD si l’expert ne fait pas partie du vivier.
Enfin, informez l’expert de la rémunération validée, afin de garantir une transparence totale dès les premiers échanges.
- 4. Une fois l'expertise confirmée
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Lorsque l’expert a confirmé la réalisation de l’évaluation, le chargé de mission le met en contact avec notre gestionnaire IdEx avec l'adresse idex.recherche@univ-cotedazur.fr, qui pourra ensuite prendre attache avec l’expert pour la collecte et la vérification des pièces en lien avec notre service RH.
Les pièces administratives sont à fournir avant de commencer l’expertise et la note sur le RIB à consulter avant toute acceptation d’expertise.
Liste des pièces :- Une pièce d’identité recto/verso pour les membres de l’UE, un passeport pour les membres hors UE
- Une fiche de renseignements (FR et EN)
- Un RIB au nom et prénom de l'expert mentionnant les codes BIC et IBAN (un relevé de compte peut être accepté si toutes les informations sont présentes : nom et prénom de l’expert, nom et logo de la banque, numéros de comptes, BIC et IBAN). Pour les zones hors SEPA*, il faut remplir une fiche de renseignements bancaires et consulter la note sur le RIB.
- Pour les personnes nées en France (même si elles travaillent et résident à l’étranger) : une attestation de droits de la sécurité sociale (ou tout autre document officiel indiquant votre numéro INSEE : ancienne carte vitale, ancienne attestation de droit, bulletin de salaire...)
- Pour les salariés travaillant en France (exceptés les fonctionnaires) : dernier bulletin de salaire ainsi que celui du mois de décembre de l’année n-1
*Liste des pays SEPA : ICI
Une fois la validation de conformité du dossier confirmée, le gestionnaire IdEx vous avertira que l’expertise peut être engagée.
- 5. Envoi des projets à évaluer
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Une fois que le dossier administratif de l’expert a été validé par nos services, que les attestations sont signées (confidentialité et RGPD le cas échéant), vous pouvez procéder à l’envoi des projets à évaluer.
N’oubliez pas d’y joindre une fiche d’évaluation détaillée pour guider l’expert dans son travail, modèle disponible ici.
Il n’est pas nécessaire de nous contacter ni de nous mettre en copie de vos échanges à cette étape. - 6. Lettre de mission
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Une lettre de mission doit être rédigée et signée par le directeur de la structure à l’initiative de l’expertise pour chaque expert à rémunérer. Elle sera à joindre au moment de la demande de mise en paiement à la gestionnaire IdEx.
- 7. Une fois l'évaluation terminée
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Le chargé de mission doit faire une demande d’achat sur la plateforme Nuxéo en masse salariale pour l’ensemble des experts d’un même comité en déposant un état de sommes à payer.
Une fois la validation financière Nuxéo obtenue, le chargé de mission pourra contacter le gestionnaire IdEx en confirmant la livraison de l’expertise (service fait) pour la demande de mise en paiement.
La lettre de mission et la validation financière avec les données financières devront être jointes à cette demande afin que le gestionnaire IdEx puisse procéder à la rémunération dans les meilleurs délais.