Espace Laboratoires

Le Welcome Center Université Côte d’Azur est à votre disposition pour vous informer et vous accompagner dans l’accueil de vos doctorants et chercheurs internationaux. Au préalable, les chercheurs et doctorants doivent s’inscrire à notre Centre Euraxess.

Pour préparer leur séjour, nous vous invitons de leur transmettre le lien vers notre rubrique indiquant les formalités administratives à effectuer lors des différentes étapes de leur séjour ainsi que la liste des documents à apporter en France. Il peut s’avérer très difficile d’obtenir certains documents une fois en France (par exemple un acte de naissance avec filiation du lieu de naissance apostillé et légalisé).

Selon le statut et le financement obtenu pour le séjour en France d’un chercheur qui détient un doctorat ou d'un doctorant d'un pays tiers (hors UE, Suisse ou Espace Economique Européen), les démarches à entreprendre par le laboratoire/établissement d’accueil sont différentes. Le schéma suivant permet d’identifier s’il faut préparer une convention d’accueil d’un chercheur étranger et/ou une convention de séjour de recherche et quel type de visa de long séjour (séjours de plus de 90 jours) le doctorant ou chercheur doit ensuite demander auprès des services consulaires français de son lieu de résidence actuel :
 

• Visa de long séjour "talent chercheur", "chercheur mobilité" ou "scientifique/chercheur" (ressortissants Algériens)  
• Visa de long séjour valant titre de séjour "étudiant" ou "élève/étudiant" (ressortissants Algériens)
• Pour des séjours de chercheurs de moins de 90 jours : visa de court séjour mention "chercheur".

NB : Comptez au moins deux mois avant le début de la procédure et l’obtention du visa. Les ressortissants Algériens ne dépendent pas du CESEDA mais de l’accord franco-algérien du 27 décembre 1968 modifié.
NB : Suite à la promulgation de la loi n° 2024-42 du 26 janvier 2024, les mentions « passeport talent » deviennent « talent ».

La convention d'accueil d'un chercheur étranger - Cerfa

La convention d'accueil est un document administratif officiel qui précise la nature et la durée des travaux de recherche d'un scientifique étranger. Ce document permet:

• de travailler légalement en France pour l'objet mentionné sur la convention d'accueil, sans demande préalable d'autorisation de travail
• de solliciter un visa mention "talent chercheur" si le chercheur se trouve à l'étranger
• de solliciter un titre de séjour "talent chercheur" si le chercheur est en France sur un visa long de long séjour ou un autre type de titre de séjour arrivant à la fin de validité

L'arrêté du 27 août 2019 fixe la procédure d’agrément pour délivrer une "convention d’accueil d’un chercheur ou d’un enseignant étranger".
L'arrêté du 3 mai 2021 paru dans le Journal Officiel du 20 juin 2021 fixe le nouveau formulaire Cerfa de "convention d'accueil d'un chercheur ou d'un enseignant-chercheur étranger".

Téléchargez le Cerfa de la convention d'accueil d'un chercheur étranger (ou sa version remplissable).

La convention d'accueil d'un chercheur étranger est une condition à la délivrance d'un visa D de long séjour "talent chercheur". Nous recommandons de commencer la procédure dès que vous êtes informé de l'arrivée d'un chercheur étranger, idéalement deux à trois mois avant son arrivée.

Pour les salariés en France c’est employeur qui établit la convention d’accueil d'un chercheur étranger en tant qu’établissement d’accueil. La maison des études doctorales d’Université Côte d’Azur peut préparer la convention d’accueil du doctorant CIFRE.

La convention d'accueil étant un document officiel encadrant le travail et l'immigration des scientifiques étrangers en France, elle doit être complétée et signée de manière rigoureuse. Les informations doivent correspondre exactement à la situation en France du scientifique.

Ainsi il convient de :

1) Vérifier que le scientifique a le niveau de diplôme requis pour en bénéficier (minimum Master 2 ou équivalent) avant de délivrer toute convention d'accueil.

2) Compléter tous les cadres de la convention d'accueil en lien avec le chercheur que vous allez accueillir. Pour cela il faudrait impérativement vérifier que :

• le scientifique aura les ressources suffisantes pour vivre en France (revenus mensuels sont au moins égal au salaire d’un doctorant français)
• le scientifique qui n’est pas salarié ni en France ni dans son pays d’origine a obtenu une convention de séjour de recherche
• le scientifique sera bien couvert par une assurance santé, une assurance de responsabilité civile et une couverture contre les accidents de travail lors de son séjour
• les détails de la mobilité intra-européenne prévue lors du séjour du chercheur pour qu'il puisse obtenir le statut "chercheur - mobilité" soient bien renseignée et ainsi lui éviter de demander un visa pour la mobilité dans l'autre état Européen pour cette mobilité qui peut être d'un an maximum.

3) Faire signer la convention par le chercheur étranger (cadre D).

4) Faire valider et signer la convention d'accueil d'un chercheur étranger par le chef d'établissement : Il faudrait fournir la convention d'accueil d'un chercheur étranger dûment complétée et signée par le chercheur étranger, la copie du passeport en cours de validité et tout document attestant le futur de contrat de travail avec Université Côte d'Azur ou le contrat de travail avec l'organisme d'origine ou la convention de séjour de recherche ainsi que l'attestation de bourse. Si l’établissement d’accueil est Université Côte d’Azur, seul le Président de l’université, la Vice-présidente en charge des relations internationales, la directrice administrative de la Direction du Développement Internationale et Européen (DDIE) ainsi que la Vice-présidente en charge de la politique doctorale (pour les doctorants) sont habilités de signer ce document.

5) Envoyer l'original de la convention d'accueil au scientifique pour qu’il puisse la produire aux services consulaires françaises pour sa demande de visa

La convention d'accueil est nécessaire pour la plupart des chercheurs et doctorants étrangers originaires d'un pays tiers, quelle que soit la durée de séjour.

NB : Les doctorants étrangers inscrits dans un établissement d'enseignement supérieur français, mais ne possédant pas de contrat de travail français ne sont pas concerné par la convention d’accueil. Ils doivent demander un visa "étudiant". Seule exception : si le montant de la bourse du doctorant d'un pays tiers inscrit en doctorat en France dépasse le montant du salaire d'un contrat doctoral en France, il doit demander un visa/titre de séjour passeport talent chercher avec une convention de séjour de recherche et une convention d'accueil d'un chercheur étranger fournies par l'établissement d'accueil.
NB : Suite à la promulgation de la loi n° 2024-42 du 26 janvier 2024, les mentions « passeport talent » deviennent « talent ».

La convention de séjour de recherche

La convention de séjour de recherche est créée afin d'encadrer l'accueil des doctorants et des chercheurs étrangers bénéficiaires d'un financement et accueillis en France dans le cadre d'une mobilité.

Article 12 de la loi LPR précise les modalités d’accueil dans le cadre d’un séjour de recherche pour les doctorants et chercheurs étrangers :

Les doctorants et les chercheurs étrangers doivent bénéficier d'une bourse ou de tout autre financement dédié à cette activité, accordé selon des critères scientifiques, après sélection par un gouvernement étranger ou une institution étrangère ou par le ministère des affaires étrangères.

Une convention est signée entre le ou les établissements d'accueil et le doctorant ou chercheur étranger qui précise les modalités de prise en charge et d'accueil. Elle définit les règles applicables en matière de propriété intellectuelle.

L'établissement d'accueil peut verser un complément de financement afin de contribuer aux frais du séjour, dans la limite de 50 % du plafond annuel mentionné à l'article L. 241-3 du code de la sécurité sociale. Ce financement n'est pas considéré comme un salaire.

La circulaire ministérielle du 4 mai 2022 spécifie les modalités et propose un modèle de convention de séjour de recherche qui peut être modifié par l’établissement. Mais les établissements peuvent également utiliser leur propre version de convention de séjour de recherche. L’établissement qui établit la convention d’accueil d’un chercheur étranger doit aussi établir la convention de séjour de recherche.

Cette convention de séjour de recherche concerne donc surtout les doctorants étrangers qui ne sont pas inscrits en doctorat à Université Côte d’Azur (séjour maximum de 3 ans, renouvelable deux fois pour un an) et les post-docs (séjour maximum d’un an) ayant obtenu une bourse.

Plus d'informations sur le site de Campus France qui a aussi publié une FAQ concernant le séjour de recherche.

NB : Vous pouvez également signer une convention de séjour de recherche avec un doctorant et chercheur ressortissant de l’UE pour définir le cadre du séjour dans votre laboratoire, permettre de verser un complément de financement, si cela est souhaité, et définir les règles applicables en matière de propriété intellectuelle.

La demande de visa par le scientifique

Le chercheur/doctorant (hors UE) qui se trouve à l’étranger peut déposer sa demande de visa en ligne sur France-Visa dans la plupart des pays. Les services consulaires françaises de son lieu de résidence actuelle émettront le visa.

Le "visa talent chercheur" (avec convention d’accueil pour un chercheur étranger) pour un séjour de plus de 90 jours pour :

• les chercheurs et les doctorants ayant un contrat de travail français
• les chercheurs et les doctorants invités restant employés par leur institution d'origine
• les chercheurs et les doctorants boursiers, accueillis dans le cadre d'une convention de séjour de recherche, dont le financement mensuel (bourse + complément éventuel de l'établissement d'accueil) est supérieur au montant minimum du contrat doctoral de droit public.

Le "visa étudiant" (sans convention d’accueil pour un chercheur étranger) pour un séjour de plus de 90 jours pour :

• les étudiants et doctorants sans contrat de travail français, inscrits dans un établissement ESR français
• les chercheurs et doctorants boursiers accueillis dans le cadre d'une convention de séjour de recherche, dont le financement mensuel (bourse + complément éventuel de l'établissement d'accueil) est inférieur au montant minimum du contrat doctoral de droit public.

Le visa de court séjour mention "chercheur" (avec convention d’accueil pour un chercheur étranger) pour un séjour de moins de 90 jours pour :

• les chercheurs et les doctorants ayant un contrat de travail français
• les chercheurs et les doctorants invités restant employés par leur institution d'origine
• les chercheurs et les doctorants boursiers, accueillis dans le cadre d'une convention de séjour de recherche

NB : Suite à la promulgation de la loi n° 2024-42 du 26 janvier 2024, les mentions « passeport talent » deviennent « talent ».

La validation du visa VLS-TS / la demande de titre de séjour par le scientifique

Le Welcome Center peut assister les chercheurs et doctorants avec les démarches de demande de titre de séjour. Nous recommandons fortement aux chercheurs de prendre connaissance des informations que nous mettons à disposition dans la rubrique titres de séjour et de nous contacter en amont pour obtenir de l’aide dans ces démarches et d’éviter des erreurs et blocage des dossiers. Nous pouvons aussi les assister avec les démarches des membres de leur famille.
 

Validation de visa pour les VLS-TS :

Si la durée du visa VLS-TS est entre 3 et 12 mois, le chercheur/doctorant doit valider son visa à son arrivée en France sur la plateforme "Administration Numérique pour les Etrangers en France" (ANEF) dans les trois mois après son arrivée en France.

Demande de titre de séjour :

• Le chercheur/doctorant qui a obtenu un visa VLS de trois mois avec la mention "C SEJ A SOLLIC" doit demander un titre de séjour sur la plateforme "Administration Numérique pour les Etrangers en France" (ANEF) idéalement deux mois avant la fin de validité de son visa VLS "passeport talent chercheur". Lors de la procédure en ligne, le chercheur/doctorant doit, entre autre, télécharger la convention d’accueil et le contrat de travail signé.
• Le doctorant salarié qui se trouve déjà en France est qui détient un titre de séjour "étudiant" doit demander un changement de statut pour obtenir un titre de séjour "talent chercheur" sur la plateforme ANEF. Lors de la procédure en ligne, le doctorant doit, entre autre, télécharger la convention d’accueil et le contrat de travail signé (ou une attestation d'établissement du contrat de travail du futur employeur).
• Le chercheur qui se trouve déjà en France et qui détient un titre de séjour "talent chercheur" de son précédent séjour doit demander le renouvellement de son titre de séjour "talent chercheur" sur la plateforme ANEF. Lors de la procédure en ligne, le chercheur doit, entre autre, télécharger la convention d’accueil et le contrat de travail signé.
• Le doctorant/chercheur algérien doit envoyer son dossier de demande de certificat de résidence Algérien ("élève/étudiant" ou "scientifique/chercheur") par courrier postale à la préfecture des Alpes Maritimes.

Les délais à respecter :

La validation du visa doit se faire dans les trois mois après l’arrivée en France.

La première demande de titre de séjour doit être déposée 2 mois avant la fin de validité du visa.

La demande de renouvellement du titre de séjour ou le changement de statut doit se faire 4 à 2 mois avant la fin de validité du titre de séjour en cours. Passé ces délais des pénalités de retard de 180€ peuvent s’appliquer en plus des frais de timbres pour la délivrance du titre.

NB : Suite à la promulgation de la loi n° 2024-42 du 26 janvier 2024, les mentions « passeport talent » deviennent « talent ».

Contrats et séjours de moins de 90 jours

Le scientifique d'un pays tiers doit demander un visa de court séjour mention "chercheur" pour sa venue en France. Certaines nationalités ainsi que les titulaires d’un titre de séjour délivré par un Etat Schengen sont dispensés de visa pour un court séjour en France (maximum 90 jours dans une période de 180 jours).

• Il convient d’établir une convention de séjour de recherche (si bourse d'un organisme étranger ou du MEAE) ou un contrat de collaboration internationale pour les chercheurs/doctorants invités sans contrat de travail français qui seront accueillis pour une période de moins de 90 jours dans vos laboratoires.
• Il convient d’établir une convention d’accueil pour tout contrat de travail de chercheur et enseignant étranger hors UE de 30 à 90 jours, s'il est dispensé d'une autorisation de travail. En revanche, si le chercheur ou enseignant n'est pas concerné par l’article Article D5221-2-1 du code du travail, il convient de demander une autorisation de travail au préalable.
   

NB : Si après la fin du contrat de travail ou de la convention de séjour de recherche, vous souhaitez prolonger le contrat ou la convention du chercheur au-delà d’une durée totale de 90 jours, le chercheur doit retourner dans son pays d’origine (ou l'Etat Schengen qui lui a fourni son titre de séjour) et demander un visa de long séjour. Sans visa de long séjour obtenu au préalable, le chercheur ne pourra demander de titre de séjour en France pour prolonger son séjour au-delà des 90 jours. Il faudrait alors préparer une nouvelle convention d’accueil et/ou convention de séjour de recherche pour la prolongation du séjour.

Autorisation de travail

Si vous souhaitez recruter sous contrat à durée déterminée :

• un doctorant d’un pays tiers qui détient un titre de séjour ou un visa VLS-TS "étudiant" pour un contrat avec une durée au-delà de 60% du temps légal de travail
• un doctorant algérien qui détient un titre de séjour "élève/étudiant" ne l’autorisant pas à travailler pour un contrat de maximum 50% du temps légal de travail
• un technicien, un ingénieur (hors chercheur) ou un personnel administratif (BIATSS) d’un pays tiers pour des contrats de plus de 30 jours.
• un chercheur pour un contrat de moins de 90 jours non concerné par l’article Article D5221-2-1 du code du travail

l’employeur doit au préalable demander une autorisation de travail sur le site ANEF.

Le personnel administratif, technicien, ingénieur qui se trouve encore à l’étranger doit ensuite demander un visa de long séjour "salarié" ou "travailleur temporaire". Une fois en France, il doit demander un titre de séjour "salarié" ou "travailleur temporaire" auprès de la préfecture de son lieu de résidence.

L'assurance santé

Lors de la signature de la convention d'accueil, l'établissement d'enseignement supérieur a la responsabilité de vérifier que le scientifique disposera d'une assurance santé couvrant ses éventuels frais médicaux lors de son séjour en France.

Il existe différents types de couverture santé selon la situation du scientifique ou doctorant international que vous accueillez :

• L'Assurance Maladie du régime français de la Sécurité sociale, régime général pour les salariés en France :

  Seuls les scientifiques et doctorants en possession d'un contrat de travail français peuvent en bénéficier. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) envoyée par le service RH s'occupant du contrat de travail ne suffit pas pour ouvrir les droits du scientifique étranger. Pour pouvoir bénéficier des remboursements de l'Assurance Maladie, celui-ci devra également déposer un dossier de demande d'immatriculation auprès de la CPAM.
  
  Les chercheurs salariés en France titulaires d'un "talent chercheur" doivent envoyer leur demande d'affiliation à la CPAM de Paris en charge des "talents" salariés. Les étrangers européens doivent effectuer une demande d’affiliation à la CPAM de leur lieu de résidence en France.
  
  L’établissement peut aider son salarié étranger à faire son immatriculation en ligne grâce à la plateforme réservée aux employeurs. L'établissement peut en même temps faire la demande d'immatriculation des membres de famille du chercheur titulaires d'un titre de séjour "talent famille" ainsi que des membres de famille de nationalités Européennes. Attention : il ne faut faire qu'une seule demande d'affiliation, soit en ligne par l'employeur soit par courrier par le chercheur.
   

• L'Assurance Maladie de la Sécurité sociale, régime des étudiants :

  La CPAM locale pour les doctorants inscrits mais non-salariés en France (par exemple les boursiers). L’affiliation se fait via le portail dédié.
   

• PUMA sur critère de résidence stable et régulière :

  Le scientifique invité bénéficiant d’une convention de séjour de recherche (chercheur boursier ou doctorant boursier non-inscrit en France) peut demander son affiliation à la PUMA auprès de la CPAM locale après 3 mois de séjour régulier et stable s’il détient un visa VLS-TS validé ou un titre de séjour français valable d’au moins 6 mois.

• Les assurances santé privées :

  Les scientifiques étrangers invités ne pouvant bénéficier de la sécurité sociale française ou ne disposant pas de sécurité sociale de leur pays pour leur séjour (assurance maladie de l’employeur étranger ou carte Européenne de santé) doivent souscrire une assurance de santé privée auprès de compagnies d'assurances privées dans le pays d'origine ou en France.  

NB : Le salarié sera couvert à partir du premier jour de son contrat de travail. Le doctorant non salarié, inscrit en doctorat en France sera couvert dès la date d’inscription administrative à Université Côte d’Azur. Mais attention, l’affiliation à la CPAM peut prendre plusieurs mois. Il est donc conseillé pour tous les chercheurs et doctorants de souscrire à une assurance privée ou de penser à demander une carte d’assurance Européenne pour les premiers mois du séjour en France. Ils peuvent trouver des informations détaillées sur les différentes procédures à respecter dans la rubrique couverture santé.

NB : Suite à la promulgation de la loi n° 2024-42 du 26 janvier 2024, les mentions « passeport talent » deviennent « talent ».

L'accident de travail / maladie professionnelle (AT/MP)

Les salariés en France bénéficient automatiquement de la couverture pour les accidents du travail et maladies professionnelles (compte AT/MP des entreprises).

Les doctorants non-salariés inscrit à l’université doivent s’inscrire à la Sécurité Sociale pour les étudiants étrangers en linge. En tant qu’étudiant ils bénéficient d’une assurance accidents du travail et maladies professionnelles.

La modification apportée à l'article L. 412-8 du Code de la sécurité sociale concernant les accidents du travail et les maladies professionnelles (ATMP) par le décret du 26 novembre 2021[5], permet d'ajouter les doctorants et chercheurs accueillis dans le cadre du séjour de recherche, aux catégories de personnes non salariées qui peuvent bénéficier de cette protection. Celle-ci permet la prise en charge intégrale des frais de santé des soins en lien avec l'ATMP. En revanche, elle ne donne pas droit, pour ces boursiers non salariés, à des indemnités journalières en cas d'accident ou maladie professionnelle. La déclaration des cotisations AT/MP versées par l'établissement d'accueil pour le doctorant ou le chercheur étranger se fait au travers de la déclaration sociale nominative (DSN). Vous trouverez les informations sur les modalités déclaratives des chercheurs et doctorants accueillis dans le cadre d’un séjour de recherche sur le site net-entreprises.fr. 

En cas d'accident de travail d'un chercheur non salarié avec convention de séjour de recherche, l'établissement doit utiliser le formulaire cerfa S6200 pour déclarer l'accident de travail.

Les scientifiques non-salariés, non-inscrits à l’université ont la possibilité de faire une demande d’adhésion volontaire à l’assurance AT/MP à la CPAM du lieu de résidence une fois qu’ils sont en France.